Geschäft im DACH-Raum: Regeln für kleine Firmen

In Deutschland und Österreich gilt die Empfehlung 2003/361/EG der EU-Kommission. Sie zählt die Beschäftigten und dazu den Jahresumsatz oder die Bilanzsumme — es genügt, wenn eine der beiden Geldgrenzen eingehalten ist.

Die Schweiz kennt diese Geldgrenzen nicht. Das Bundesamt für Statistik (BFS) und das KMU-Portal des Bundes teilen nur nach Beschäftigten ein; die Grenze von 250 Beschäftigten ist dieselbe wie in der EU.

„Kleinunternehmen“ meint hier die Größe. Die Kleinunternehmerregelung der Umsatzsteuer ist etwas anderes und hängt nur am Umsatz — dazu weiter unten.

• Beschäftigte zählen in Jahresarbeitseinheiten: Eine Vollzeitkraft über das ganze Jahr zählt eins, Teilzeit- und Saisonkräfte zählen anteilig, Lehrlinge und Auszubildende gar nicht.
• Der Umsatz zählt ohne Umsatzsteuer.
• Gehört die Firma zu einer Gruppe, werden Partner- und verbundene Unternehmen mitgerechnet.
• Die Klasse wechselt erst, wenn eine Grenze in zwei Geschäftsjahren hintereinander über- oder unterschritten wird.

Für GmbH, AG und andere Kapitalgesellschaften gibt es eigene Größenklassen im Handelsrecht: § 267 und § 267a HGB in Deutschland, § 221 UGB in Österreich. Von ihnen hängt ab, welche Vorschriften für den Jahresabschluss gelten.

Gezählt wird anders als bei der EU: Eine Gesellschaft gehört in eine Klasse, wenn sie mindestens zwei von drei Grenzen nicht überschreitet — Bilanzsumme, Umsatz in den zwölf Monaten vor dem Stichtag und Beschäftigte im Jahresdurchschnitt. Eine neue Klasse gilt erst, wenn das an zwei Stichtagen hintereinander zutrifft, bei einer Neugründung schon am ersten.

Daneben gibt es in Deutschland die KMU-Definition des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn. Sie zählt nur Beschäftigte und Umsatz und lässt mittlere Unternehmen bis 499 Beschäftigte zu statt bis 249; die Umsatzgrenzen von 2, 10 und 50 Mio. € sind dieselben wie bei der EU.

Deutschland und Österreich sprechen von Umsatzsteuer, die Schweiz von Mehrwertsteuer (MWST). Welcher ermäßigte Satz für eine Ware gilt, legt das Gesetz des jeweiligen Landes fest. Der Preisrechner rechnet Brutto und Netto mit den Sätzen aller drei Länder um.

Wer wenig Umsatz macht, kann ohne Umsatzsteuer verkaufen. Die Grenzen unterscheiden sich stark. Auf die Rechnung gehört dann ein Hinweis auf die Befreiung — der Rechnungs-Generator setzt ihn für Österreich und Deutschland.

• Für manche Dienstleistungen ausländischer Firmen gilt in der Schweiz eine Ausnahme von der MWST-Pflicht (Art. 10 Abs. 2 lit. b MWSTG) — nicht aber für Telekommunikations- und elektronische Dienstleistungen an Privatpersonen.

In allen drei Ländern gehören dieselben Kernangaben auf eine Rechnung. Der Rechnungs-Generator prüft sie für Österreich und Deutschland beim Ausfüllen; Rechnungen in Franken nach Schweizer Recht erstellt er nicht.

• Name und Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden — in der Schweiz genügen Name und Ort.
• Ihre Steuernummer: in Österreich die UID-Nummer, in Deutschland die Steuernummer oder USt-IdNr., in der Schweiz die MWST-Nummer.
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer (Deutschland, Österreich).
• Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung.
• Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung.
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag — bei einer Steuerbefreiung stattdessen ein Hinweis darauf.

Für kleine Beträge genügen weniger Angaben. In Österreich gilt das auch für jede Rechnung eines Kleinunternehmers. Über 10.000 € an eine andere Firma gehört dort zusätzlich die UID-Nummer des Kunden auf die Rechnung.

Deutschland stellt auf die E-Rechnung um: Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Firmen müssen in einem strukturierten elektronischen Format kommen. Papier oder PDF (mit Zustimmung des Kunden) sind nur übergangsweise erlaubt — für Leistungen bis Ende 2026, im Jahr 2027 nur noch, wenn der Umsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen bis 250 € dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen. Der Rechnungs-Generator erstellt PDF-Rechnungen, keine E-Rechnung.

Jede geschäftliche Website braucht Angaben zum Anbieter. Die Gesetze heißen in jedem Land anders, verlangen aber Ähnliches.

Dieselben Firmenangaben setzt der E-Mail-Signatur-Generator unter jede E-Mail.

• In Österreich müssen Preise im Netz klar als Brutto- oder Nettopreise erkennbar sein, und es muss dastehen, ob Versandkosten enthalten sind (§ 5 Abs. 2 ECG).
• In der Schweiz verlangt dasselbe Gesetz von Online-Shops außerdem: die Schritte bis zum Vertragsabschluss erklären, Eingabefehler vor der Bestellung korrigierbar machen und jede Bestellung sofort elektronisch bestätigen.

Deutschland und Österreich zahlen in Euro, die Schweiz in Franken (CHF). Eine Rechnung kann auch in der anderen Währung ausgestellt sein; für die Steuer wird dann in die Landeswährung umgerechnet.

Bei den Gratis-Tools: Der Preisrechner rechnet in Euro und Franken, Etiketten drucken setzt Preise auch im Schweizer Format (CHF 1'299.00). Der QR-Code für Überweisungen gilt nur für Euro — die Schweizer QR-Rechnung ist ein anderes Format.

Deutschland und Österreich gehören zur EU, die Schweiz nicht. Für Waren gibt es deshalb zwei Wege.

• An Privatkunden im anderen EU-Land: Bis 10.000 € im Vorjahr und im laufenden Jahr gilt die Umsatzsteuer Ihres eigenen Landes. Gezählt werden alle Verkäufe in andere EU-Länder zusammen, dazu Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronische Dienstleistungen an Privatkunden dort. Darüber gilt die Steuer des Landes, in dem der Kunde wohnt; gemeldet wird sie gesammelt über den One-Stop-Shop (OSS) im eigenen Land.
• An Firmen mit UID-Nummer im anderen EU-Land: Die Lieferung ist im eigenen Land steuerfrei (innergemeinschaftliche Lieferung). Bei Dienstleistungen an Firmen schuldet in der Regel der Kunde die Steuer (Reverse Charge).
• In die Schweiz: Für Firmen aus Deutschland und Österreich ist das eine Ausfuhr und im eigenen Land steuerfrei. An der Schweizer Grenze fällt Einfuhrsteuer an — außer sie beträgt je Verzollung höchstens 5 Franken.
• Wer solche steuerfreien Kleinsendungen für mindestens 100.000 Franken im Jahr an Kunden in der Schweiz schickt, wird dort MWST-pflichtig.
• Aus der Schweiz in die EU: Für Schweizer Firmen ist die Lieferung ins Ausland von der MWST befreit; in Deutschland und Österreich fällt bei der Einfuhr Einfuhrumsatzsteuer an.

Alle Zahlen auf dieser Seite sind im Oktober 2026 in den amtlichen Texten nachgelesen. Grenzen und Sätze ändern sich; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung. Dieser Überblick ersetzt keine Beratung durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.

Größenklassen: Empfehlung 2003/361/EG, § 267 und § 267a HGB, § 221 UGB, Bundesamt für Statistik, KMU-Portal des Bundes, IfM Bonn.

Umsatzsteuer: Deutschland § 12 und § 19 UStG; Österreich § 6 und § 10 UStG; Schweiz Art. 10 und 25 MWSTG und die Steuersätze der ESTV.

Rechnung und Währung: Deutschland § 14, § 16 und § 27 Abs. 38 UStG, § 33 und § 34a UStDV; Österreich § 11 UStG; Schweiz Art. 26 MWSTG, Art. 45 und 57 MWSTV.

Impressum: § 5 ECG, § 25 MedienG, § 5 DDG, Art. 3 UWG.

Versand: § 3c, § 4, § 6a und § 13b UStG, One-Stop-Shop der EU-Kommission, Art. 7, 23 und 53 MWSTG, Richtlinie R-69-02 des BAZG.